アフェクツ株式会社（以下「当社」といいます）は、取り扱う全ての個人情報を適正に活用していくために、「個人情報保護方針」に基づき個人情報の保護に努めます。
1. 個人情報の定義
「個人情報」とは、個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」といいます）に定めるものをいいます。生存する個人に関する情報のうち、氏名、生年月日その他の記述によって特定の個人を識別できるもの（他の情報と容易に照合でき、それによって特定の個人を識別できるものを含みます）、および個人識別符号が含まれるものを指します。
2. 取得する個人情報と利用目的
当社は、次の目的の達成に必要な範囲で個人情報を取得し、利用します。これらの範囲を超えて利用する場合は、あらかじめ適切な方法によりご本人の同意をいただきます。
- お申込みいただいたサービスのご提供、およびご提供後のフォローのため
- 研修、講座、セミナー、ワークショップの運営、受講者の管理、およびこれらに関するご連絡のため
- キャリアコンサルティング、個別面談その他のご相談への対応のため
- お取引先（今後お取引の可能性がある事業者さまを含みます）との業務上・取引上のご連絡、ご対応および管理のため
- お取引先への商品・サービスのご案内のため
- 個人情報の取扱いを含む業務を受託した場合における、当該業務の遂行のため
- お問い合わせ、ご意見、ご相談の内容確認およびご対応のため
- 採用選考および採用に伴う手続きのため
- 従業員の人事労務管理のため
このほか当社は、法令の定める基準に従って個人を特定できないよう加工したうえで、上記の目的の範囲内でデータを利用することがあります。
3. 第三者への提供
当社は、あらかじめご本人の同意をいただくことなく、個人データを第三者へ提供することはありません。ただし、次の場合はこの限りではありません。
- 人の生命、身体または財産を保護するために必要であり、かつご本人の同意を得ることが難しい場合
- 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要であり、かつご本人の同意を得ることが難しい場合
- 国の機関、地方公共団体またはその委託を受けた者による法令上の事務に協力する必要があり、ご本人の同意を得ることによってその事務に支障を及ぼすおそれがある場合
- 利用目的の達成に必要な範囲で、個人情報の取扱いの全部または一部を委託する場合
- 合併その他の事由による事業の承継に伴って提供する場合
- 共同利用にあたり、その旨、共同して利用される個人データの項目、共同利用者の範囲、利用目的、ならびに管理について責任を有する者の氏名または名称、住所および法人の場合は代表者の氏名を、あらかじめご本人に通知し、またはご本人が容易に知り得る状態に置いている場合
- その他、法令により認められる場合
4. 業務委託先への預託
当社は、利用目的の達成に必要な範囲で、個人情報の取扱いの全部または一部を外部に委託し、委託先へ個人情報を預託することがあります。
この場合、委託先の適格性をあらかじめ確認するとともに、契約において秘密保持その他の必要な事項を定め、委託先に対する必要かつ適切な監督を行います。
なお当社は、個人情報保護法の定めに基づき、取得した個人情報の全部または一部を共同利用することがあります。
5. キャリアコンサルティング等における相談内容の取扱い
当社は、キャリアコンサルティング、個別面談、対話型研修・ワークショップ等において、ご相談者から個人情報をお預かりすることがあります。これらの情報は、次のとおり取り扱います。
- ご相談の内容は、ご本人の同意がない限り、ご依頼企業を含むいかなる第三者へも開示しません。
- ご依頼企業へのご報告は、実施日時、実施回数、全体の傾向など、ご本人が特定されない形に整理したものに限ります。個別の内容をお伝えする必要が生じた場合は、事前にご本人の同意をいただきます。
- 国家資格キャリアコンサルタントは、職業能力開発促進法に基づく守秘義務を負っており、当社の担当者は、この義務を遵守します。
- ご本人または第三者の生命・身体の安全を守るために必要な場合など、法令に基づき開示が求められる場合には、前各項にかかわらず、必要な範囲で対応します。
6. AIチャットボットの利用について
当社ウェブサイトにおいて、お問い合わせにお答えするためのAIチャットボットを設置することがあります。ご利用にあたり、次の点をご確認ください。
（1）取得する情報
AIチャットボットにご入力いただいた内容および送信日時を取得し、会話履歴として記録します。
（2）利用目的
取得した情報は、お問い合わせへのご回答、AIチャットボットの回答品質の改善、よくあるご質問の把握およびウェブサイトへの反映・改善等に利用します。
（3）保存場所および保存期間
会話履歴は、当社が管理するサーバーおよびプラグイン内に保存します。保存期間は、上記の利用目的に照らして必要な範囲とし、不要となったものは順次削除します。
（4）外部のAIサービスへの送信
ご入力いただいた内容は、回答を作成するため、当社が利用するAIサービス提供事業者のサーバーへ送信されます。送信先のサーバーは日本国外（現時点では米国）に所在します。
利用する事業者は、サービスの品質や提供条件に応じて見直すことがあります。
当社は、AIサービス提供事業者を選定するにあたり、送信されたデータが当該事業者のAIモデルの学習に利用されない条件で提供されているか確認します。
（5）個人情報の入力について
AIチャットボットは、当社のサービスに関するご案内を目的としています。氏名、電話番号、メールアドレス、住所、社名その他の個人情報、および会社の機密情報等は入力しないでください。なお、入力された場合については当社では責任を負うことはできません。
（6）回答の正確性について
AIチャットボットの回答はAIが自動で作成するものであり、内容に誤りが含まれる場合があります。重要な事項については、お問い合わせフォームより当社へ直接ご確認ください。
7. 保有個人データの開示
当社は、個人情報保護法の定めに基づき、ご本人から保有個人データまたは第三者提供記録の開示を求められた場合、ご請求者が本人であることを確認させていただくとともに、当社の定める方法により手続きを行います。ただし、次のいずれかに該当するときは、その全部または一部を開示しないことがあります。この場合、開示しない旨をご通知します。
- ご本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
- 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
- 業務の受託により取得した個人情報であり、当社に開示の権限がない場合
- その他、法令に違反することとなる場合
8. 訂正および削除
当社が保有する個人情報の内容が事実でない場合、ご本人からのご請求に基づき、ご請求者が本人であることを確認させていただくとともに、当社の定める手続きにより訂正または削除を行います。
ご請求を受け、これに応じる必要があると判断したときは、訂正または削除を行い、その結果をご本人にご通知します。
9. 利用停止等
個人情報保護法の定める事由により、ご本人から利用の停止または消去（第三者提供の停止を含みます。以下「利用停止等」といいます）を求められた場合、当社はご請求者が本人であること、およびご本人からのご請求であることを確認したうえで必要な調査を行います。
調査の結果に基づき、必要な範囲で利用停止等を行い、その旨をご通知します。利用停止等を行わないと判断した場合も、その旨をご通知します。
利用停止等に多額の費用を要する場合など、これを行うことが困難であって、ご本人の権利利益を保護するために必要な代替措置をとることができるときは、当該措置を講じる場合があります。
11. Cookieの利用について
当サイトでは、お客さまに適切なサービスをご提供する目的でCookieを利用することがあります。Cookieとは、当サイトへアクセスした際にお客さまのデバイス（パソコン、スマートフォン、タブレット等、インターネットに接続可能な機器）に保存されるテキストファイルです。当サイトが個人を識別する目的でCookie情報を利用することはございません。
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当サイトにおけるCookieの利用目的は、次のとおりです。
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16. 事業者情報およびお問い合わせ先
個人情報の取扱いに関するお問い合わせは、下記へご連絡ください。
- 事業者の名称：アフェクツ株式会社
- 受付時間：月～金 9：00～18：00
- お問い合わせ：当社ウェブサイトのお問い合わせフォーム（https://affects.jp/contact/）